Legal Stuff

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Dernière mise à jour : 18 septembre 2018

La version anglaise de chacun de ces documents régit la relation avec HubSpot. Ces traductions sont fournies à titre indicatif et n’ont aucune valeur juridique. Les versions anglaises de ces documents prévalent et les versions françaises ne sauraient en aucun cas les modifier. Les versions anglaises sont disponibles depuis la page Mentions légales.

Introduction et portée de l’avis de confidentialité

Le présent Avis de confidentialité relatif au recrutement présente le type d’informations que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous les traitons et de quelle manière ce traitement peut vous toucher.

Qu’entendons-nous par « données à caractère personnel » et « traitement » ?

« Données à caractère personnel » désigne les informations qui se rapportent à vous (ou à partir desquelles vous pouvez être identifié) et qui sont traitées automatiquement ou qui font (ou doivent faire) partie d’un système d’enregistrement manuel structuré. Elles comprennent non seulement des faits sur vous, mais aussi des intentions et opinions vous concernant.

« Traitement » désigne toute opération portant sur les données à caractère personnel. Cela comprend, par exemple, leur collecte, leur conservation, leur divulgation ou leur suppression.

Les données à caractère personnel révélant la race, l’origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, la santé, l’orientation sexuelle, la vie sexuelle, l’appartenance à un syndicat et les données génétiques et biométriques sont soumises à une protection spéciale et considérées par le droit européen relatif à la protection de la vie privée comme étant des « données personnelles sensibles ».

Vos données à caractère personnel

Nous traitons vos données à caractère personnel afin de mettre en œuvre nos pratiques de recrutement. Vous avez fourni certaines de vos données à caractère personnel que nous traitons. Par exemple, vous nous communiquez vos coordonnées, notamment votre prénom et votre nom, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone. D’autres données à caractère personnel vous concernant sont générées à partir de références et de sociétés tierces comme les agences de recrutement et d’informations vous concernant qui sont disponibles sur internet comme sur Facebook, LinkedIn, Twitter et Google. Vos données à caractère personnel seront consultées en interne par les directeurs, les administrateurs et les RH. Nous sommes également susceptibles de partager vos données avec des cabinets d’avocats externes pour examiner les différentes options en matière de permis de travail et de visa.

Pendant le processus de recrutement, nous nous efforçons de ne pas collecter ou traiter d’« Informations personnelles sensibles », à moins d’y être autorisés par la loi ou lorsque cela est nécessaire pour nous conformer aux lois en vigueur. Les Informations personnelles sensibles comprennent ce qui suit : les informations qui révèlent votre race, origine ethnique, vos croyances religieuses, politiques ou philosophiques, ou votre appartenance à un syndicat ; les données génétiques ; les données biométriques à des fins d’identification unique ; ou les informations concernant votre santé, votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Si votre candidature est retenue, vos données seront conservées dans votre dossier personnel/employé. Nous conservons les Informations personnelles que vous nous fournissez lorsque nous avons un intérêt professionnel légitime continu à le faire. Lorsque nous n’avons pas d’intérêt professionnel légitime continu à traiter vos données à caractère personnel, nous supprimons ou anonymisons les informations de façon sécurisée ou, si cela n’est pas possible, nous conservons vos données à caractère personnel de façon sécurisée et nous les isolons de tout traitement ultérieur jusqu’à ce que leur suppression soit envisageable. Généralement, cela signifie que vos informations personnelles sont conservées le temps du processus de candidature, plus un délai raisonnable après confirmation du rejet de votre candidature. Nous supprimerons ces informations des serveurs à une date antérieure si vous le demandez, comme décrit ci-dessous.

Transferts de données à caractère personnel en dehors de l’EEE

Notre siège se situe aux États-Unis. Ainsi, il se peut que nous transférions vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE vers des membres de notre groupe ou des sous-traitants. Vous pouvez consulter la liste des sous-traitants en Annexe C (ci-dessous). Lorsque cela est nécessaire, ces transferts sont couverts par un accord de transfert intra-groupe prévoyant des mesures de protection adéquates et adaptées avec les membres de notre groupe. Si vous souhaitez en savoir plus sur ces mesures de protection, veuillez contacter HubSpot par e-mail à l’adresse privacy@hubspot.com.

Bases légales justifiant le traitement des données à caractère personnel

Quelles sont les bases qui justifient le traitement ?

En vertu du droit sur la protection des données, il existe plusieurs bases sur lesquelles nous pouvons nous appuyer lorsque nous traitons vos données à caractère personnel. Dans certaines situations, plusieurs base peuvent être invoquées. Trois de ces bases peuvent être résumées comme étant l’Obligation légale, les Intérêts légitimes et le Consentement. Nous indiquons la signification de ces termes ci-dessous :

• Obligation légale
  • Base du traitement : Traitement nécessaire pour nous acquitter de nos obligations légales
  • Explication : Veiller à nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires. Par exemple, fournir un lieu de travail sûr et éviter la discrimination illégale, ou respecter les lois et réglementations sur l’immigration.
• Intérêts légitimes
  • Base du traitement : Le traitement est nécessaire pour servir nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers.
  • Explication : Nous ou un tiers avons des intérêts légitimes à mener nos activités respectives, à les gérer et à les administrer de façon efficace et adéquate, et à traiter vos données en lien avec ces intérêts. Vos données ne seront pas traitées sur cette base si nos intérêts ou ceux du tiers sont supplantés par vos propres intérêts, droits et libertés.
• Consentement
  • Bases du traitement : Traitement basé sur votre consentement.
  • Explication : Lorsque nous nous appuierons sur votre consentement, nous vous demanderons à l’avance votre accord positif pour l’utilisation de vos données aux fins spécifiques qui auront été identifiées. Nous vous aurons présenté un formulaire de consentement ou un autre mécanisme en lien avec lesdites utilisations et vous pourrez retirer votre consentement de la façon précisée dans le présent Avis de confidentialité relatif au recrutement.

Traitement des données personnelles sensibles

Si nous traitons des données personnelles sensibles vous concernant, en plus de nous assurer qu’une des bases du traitement mentionnées ci-dessous s’applique, nous veillerons à ce qu’une des bases du traitement des données personnelles sensibles s’applique, y compris (par exemple) à ce que le traitement s’effectue à des fins de respect de l’égalité et de la diversité dans la mesure où la loi l’autorise.

Informations supplémentaires sur les données que nous traitons et nos finalités

Des exemples de données et des bases sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter les données sont expliqués ci-dessous. Cette liste d’exemples n’est pas exhaustive.

• Recrutement pour des postes chez HubSpot
  • Exemples de données à caractère personnel qui pourront être traitées: Les informations concernant votre candidature et notre évaluation de celle-ci, vos références, toute vérification que nous pourrions faire pour contrôler les informations fournies ou, dans la mesure où cela est exigé ou autorisé par la législation locale, les contrôles d’antécédents et toute information relative à votre droit à travailler. Le cas échéant, et dans la mesure où cela est autorisé ou exigé par la législation locale, nous sommes également susceptibles de traiter des informations concernant votre santé, tout handicap et toute information pouvant nous aider à prévoir des ajustements aux conditions de travail.
  • Bases du traitement: obligation légale, intérêts légitimes
• Vous contacter ou contacter d’autres personnes en votre nom
  • Exemples de données à caractère personnel qui pourront être traitées: Votre adresse, adresse électronique et numéro de téléphone.
  • Bases du traitement: Intérêts légitimes
• Contrôle du respect de la diversité et de l’égalité des chances
  • Exemples de données à caractère personnel qui pourront être traitées: Dans la mesure où cela est autorisé et/ou exigé par la législation locale, les informations relatives à votre nationalité, à votre race, votre origine ethnique, à votre sexe, à votre orientation sexuelle, à votre religion, à votre handicap et à votre âge.
  • Bases du traitement: Intérêts légitimes
• Envoi de vos informations pour traiter les demandes de visa
  • Exemples de données à caractère personnel qui pourront être traitées: Dans la mesure où cela est autorisé et/ou exigé par la législation locale, les informations relatives à vos Éléments d’identification nationaux comme votre nationalité, vos numéros de pièce d’identité/passeport, de sécurité sociale et d’assurance, les informations se rapportant à votre statut d’immigration et à votre visa ;
  • Bases du traitement: Obligation légale ou contractuelle.

Qui consulte vos données ?

Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à des directeurs, aux RH et aux administrateurs à des fins d’emploi, d’administration et de gestion tel qu’indiqué dans le présent document. Nous sommes également susceptibles de partager vos données avec des cabinets d’avocats externes pour examiner des questions liées à l’emploi, aux permis et aux visas. Nous pouvons également communiquer ces informations à d’autres membres de notre groupe.

Accès à vos données à caractère personnel et autres droits

• Nous nous efforçons d’être aussi ouverts que possible au sujet des données à caractère personnel que nous traitons. Si vous souhaitez obtenir des informations plus précises, il suffit de nous le demander.

Vous avez le droit de faire une « demande d’accès » en tant que personne concernée. Si vous exercez ce droit et que nous détenons des données à caractère personnel sur vous, nous sommes tenus de vous fournir des informations à ce sujet, y compris une description et une copie des données à caractère personnel et une explication des raisons pour lesquelles nous les traitons. Si vous formulez une demande d’accès en tant que personne concernée, et si nous nous interrogeons sur votre identité, il se peut que nous vous demandions de nous fournir des informations à partir desquelles nous pourrions nous assurer qu’il s’agit bien de vous.

• Outre votre droit d’accès en tant que personne concernée, vous avez également le droit de faire corriger ou effacer vos données à caractère personnel, de vous opposer à leur traitement ou de limiter ce dernier.
• Vous avez également le droit d’obtenir vos données dans un format lisible par une machine pour les transmettre à un autre responsable du traitement, bien qu’il soit peu probable que ce droit vous concerne dans le cadre de nos processus de recrutement.
• Il est peu probable que nous nous appuyions sur votre consentement en vue du traitement. Toutefois, si nous le faisons, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Mais si vous le faites, le caractère légal des opérations auxquelles nous aurons procédé auparavant n’en sera pas affecté.
• Pour exercer vos droits en tant que personne concernée, veuillez nous contacter en nous adressant un e-mail à l’adresse privacy@hubspot.com.

Plaintes

Vous avez le droit de vous plaindre à une autorité de protection des données au sujet de notre collecte et de notre utilisation de vos informations personnelles.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’organisme de réglementation du territoire où vous résidez.

Veuillez vous reporter à l’Annexe relative au territoire où vous avez postulé à un poste pour en savoir plus sur l’organisme réglementaire en question.

Coordonnées

Lorsque nous traitons vos données, nous ou les sociétés de notre groupe dans certains cas, agissons en tant que responsables du traitement. Veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse privacy@hubspot.com.

ANNEXE A

Irlande

• Si vous avez postulé à un poste auprès de notre entité en Irlande, les informations supplémentaires suivantes vous concernent.

1. Le responsable du traitement est HubSpot Ireland Limited situé au One Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irlande.
2. Si vous avez des questions sur la façon dont nous pouvons traiter vos données à caractère personnel, veuillez remplir ce formulaire.
3. Nous avons désigné un délégué à la protection des données dont le rôle en matière de protection des données comprend le fait de nous informer et de nous conseiller, ainsi que nos employés qui participent au traitement des données, concernant leurs obligations en vertu de la législation relative à la protection des données. Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :

Nicholas G Knoop

25 First Street

2nd Floor

Cambridge, MA 02141, États-Unis

4. En Irlande, l’organisme de réglementation est la Data Protection Commission. Pour obtenir des coordonnées et d’autres informations, adressez-vous aux RH ou consultez l’adresse : https://www.dataprotection.ie/

ANNEXE B

Allemagne

Si vous avez postulé à un poste auprès de notre entité en Allemagne, les informations supplémentaires suivantes s’appliquent à vous.

1. Le responsable du traitement est HubSpot Germany GmbH situé à Unter den Linden 26, 10117 Berlin, Allemagne.
2. Si vous avez des questions sur la façon dont nous pouvons traiter vos données à caractère personnel, veuillez remplir ce formulaire.
3. Nous avons désigné un délégué à la protection des données dont le rôle en matière de protection des données comprend le fait de nous informer et de nous conseiller, ainsi que nos employés qui participent au traitement des données, concernant leurs obligations en vertu de la législation relative à la protection des données. Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :

Nicholas G Knoop

25 First Street

2nd Floor

Cambridge, MA 02141, États-Unis

4. En Allemagne, les organismes de réglementation peuvent être contactés en accédant à ce lien : https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

ANNEXE C

Liste des sous-traitants ultérieurs

Amazon Web Services, Inc.

Greenhouse

HubSpot, Inc.

HubSpot Ireland, Ltd.

HubSpot Germany GmbH

HubSpot Australia Pty. Ltd.

HubSpot Asia Pte. Ltd.

HubSpot Japan KK

HubSpot Latin America, S.A.S.

HubSpot Sweden