Legal Stuff

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Stand: 18. September 2018

Dieser Vertrag wird lediglich als Gefälligkeit zur Verfügung gestellt. Es gilt ausschließlich die englische Fassung dieses Vertrags, und in keinem Fall darf die deutsche Sprachfassung dieses Vertrags dahingehend ausgelegt werden, dass sie die englische Fassung dieses Vertrags ändert oder auf andere Weise die Beziehung der Vertragspartner untereinander regelt.

Einleitung und Gegenstand der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung für die Einstellungsphase erläutert die Art von Informationen, die wir verarbeiten, warum wir sie verarbeiten und welche Auswirkungen diese Verarbeitung auf Sie haben kann.

Was wir mit „personenbezogenen Daten“ und „Verarbeitung“ meinen

„Personenbezogene Daten“ sind Informationen über Sie (oder mit deren Hilfe Sie identifiziert werden können), die mit automatisierten Mitteln verarbeitet werden oder Teil eines strukturierten manuellen Ablagesystems sind (bzw. sein sollen). Sie schließen nicht nur Sie betreffende Tatsachen, sondern auch Absichten und Meinungen über Sie ein.

„Verarbeitung“ bezeichnet jede Art von Tätigkeitsvorgang mit personenbezogenen Daten. Erfasst wird beispielsweise die Erhebung, die Aufbewahrung, die Weitergabe oder die Löschung dieser Daten.

Personenbezogene Daten, die die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, den Gesundheitszustand, die sexuelle Orientierung, das Sexualleben, Gewerkschaftsmitgliedschaften sowie genetische und biometrische Daten offenlegen, unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen und werden nach EU-Datenschutzrecht als „sensible personenbezogene Daten“ betrachtet.

Ihre personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Einhaltung unserer Personalbeschaffungsverfahren. Einige der personenbezogenen Daten, die wir zu Ihrer Person verarbeiten, stammen direkt von Ihnen. Sie teilen uns beispielsweise Ihre Kontaktangaben, wie etwa Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer, mit. Andere personenbezogene Daten über Sie werden aus Referenzen und von externen Unternehmen wie etwa Personalvermittlungsagenturen und aus Informationen generiert, die im Internet zugänglich sind, zum Beispiel bei Facebook, LinkedIn, Twitter und Google. Ihre personenbezogenen Daten werden firmenintern von Vorgesetzten, Administratoren und der Personalabteilung eingesehen. Wir können Ihre Daten auch an externe Anwaltskanzleien zur Prüfung von Arbeitserlaubnissen und Visa-Optionen weitergeben.

Wir sind bestrebt, während der Einstellungsphase keine „sensiblen personenbezogenen Daten“ zu erheben oder zu verarbeiten, es sei denn, dies ist nach geltendem Recht zulässig oder notwendig, um maßgebliche Gesetze zu befolgen. Zu sensiblen Informationen zählen Informationen, die Ihre rassische oder ethnische Herkunft, Ihre religiösen, politischen oder philosophischen Überzeugungen, Gewerkschaftsmitgliedschaften, genetischen Daten oder biometrischen Daten für Zwecke Ihrer spezifischen Identifikation offenlegen, oder Informationen zu Ihrer Gesundheit, Ihrem Sexualleben oder Ihrer sexuellen Orientierung.

Dauer der Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Sie sich erfolgreich beworben haben, werden Ihre Daten in Ihrer Personal-/Mitarbeiterakte aufbewahrt. Wir bewahren personenbezogene Daten auf, die Sie uns überlassen, wenn dafür ein kontinuierlicher legitimer Geschäftsbedarf besteht. Wenn ein solcher kontinuierlicher legitimer Geschäftsbedarf nicht vorliegt, löschen wir die Informationen auf sichere Weise oder anonymisieren sie; sollte dies nicht möglich sein, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten in sicherer Form und trennen sie von jeder weiteren Verarbeitung, bis ihre Löschung möglich ist. In der Regel bedeutet dies, dass Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie einen weiteren angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden, wenn sich Ihre Bewerbung als nicht erfolgreich erwiesen hat. Wenn Sie dies wünschen, löschen wir diese Informationen auf den Servern wie nachstehend beschrieben zu einem früheren Zeitpunkt.

Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR

Unsere Unternehmenszentrale befindet sich in den Vereinigten Staaten. Aus diesem Grund können wir Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen unseres Konzerns und an Auftragsverarbeiter im Unterauftragsverhältnis außerhalb des EWR übermitteln. Sie können die Liste von Auftragsverarbeitern im Unterauftragsverhältnis in Anhang C (unten) einsehen. Falls notwendig werden diese Übermittlungen in einer konzerninternen Übermittlungsvereinbarung geregelt, die sachgerechte und geeignete Sicherheitsvorkehrungen bei unseren Konzernunternehmen sicherstellt. Wenn Sie sich für Einzelheiten dieser Sicherheitsvorkehrungen interessieren, wenden Sie sich bitte unter Verwendung der E-Mail-Adresse privacy@hubspot.com an HubSpot.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Welches sind die Grundlagen für die Verarbeitung von Daten?

Das Datenschutzrecht bietet uns verschiedene Grundlagen, die wir zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten heranziehen können. In manchen Situationen ist mehr als eine Grundlage anwendbar. Drei dieser Grundlagen können als rechtliche Verpflichtung, legitime Interessen und Einwilligung zusammengefasst werden. Was damit gemeint ist, erläutern wir nachstehend:

• Rechtliche Verpflichtung
  • Grundlage für die Verarbeitung: Die Verarbeitung ist notwendig, damit wir unseren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen können.
  • Begründung: Sicherstellung der Erfüllung unserer rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen. Zum Beispiel Gewährleistung eines sicheren Arbeitsplatzes und Verhinderung rechtswidriger Diskriminierung oder Befolgung von Einreisegesetzen und -vorschriften.
• Legitime Interessen
  • Grundlage für die Verarbeitung: Die Verarbeitung ist notwendig, um unseren eigenen oder den legitimen Interessen eines Dritten zu dienen.
  • Begründung: Wir oder Dritte haben legitime Interessen an der effektiven und ordnungsgemäßen Ausübung, Steuerung und Verwaltung unserer jeweiligen Geschäftstätigkeiten und verarbeiten Ihre Daten in Verbindung mit diesen Interessen. Ihre Daten werden nicht auf dieser Basis verarbeitet, wenn unsere bzw. die Interessen Dritter von Ihren eigenen Interessen, Rechten und Freiheiten verdrängt werden.
• Einwilligung
  • Grundlage für die Verarbeitung: Die Verarbeitung basiert auf Ihrer Einwilligung.
  • Begründung: Wenn wir uns auf Ihre Einwilligung berufen, holen wir im Voraus Ihre bestätigende Erlaubnis zur Nutzung Ihrer Daten für den genannten spezifischen Zweck ein. In derartigen Fällen wird Ihnen ein Einwilligungsformular vorgelegt oder es wird nach entsprechenden Verfahren vorgegangen, wobei Sie die Möglichkeit haben, Ihre Einwilligung auf dem in dieser Datenschutzerklärung für die Einstellungsphase erläuterten Weg zurückzuziehen.

Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten

Falls wir sensible personenbezogene Daten zu Ihnen verarbeiten, gewährleisten wir abgesehen von der Sicherstellung, dass eine der zuvor angesprochenen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung vorliegt, dass eine der Grundlagen für die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten anwendbar ist, wie beispielsweise dass die Verarbeitung den Zielen der Gleichberechtigung und Vielfalt dient, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist.

Weitere Informationen zu den Daten, die wir verarbeiten, und zu unseren Zwecken

Beispiele für die Daten und die Grundlagen, auf denen wir Daten verarbeiten, sind nachstehend aufgeführt. Die Aufstellung dieser Beispiele ist nicht erschöpfend.

• Personalbeschaffung für Stellen bei HubSpot
  • Beispiele für personenbezogene Daten, die verarbeitet werden können: Informationen zu Ihrer Bewerbung und unserer diesbezüglichen Beurteilung, Ihre Referenzen, Überprüfungen, die wir zur Verifizierung gelieferter Informationen vornehmen können, soweit dies nach geltendem Recht vorgeschrieben oder zulässig ist, Backgroundchecks und jegliche Informationen, die mit Ihrer Arbeitserlaubnis verbunden sind. Falls relevant und soweit nach lokalem Recht zulässig oder vorgeschrieben, können wir auch Informationen bezüglich Ihrer Gesundheit, etwaigen Behinderungen und in Verbindung mit Anpassungen von Arbeitsbedingungen verarbeiten.
  • Grundlagen für die Verarbeitung: Rechtliche Verpflichtung, legitime Interessen
• Kontaktaufnahme mit Ihnen oder anderen in Ihrem Auftrag
  • Beispiele für personenbezogene Daten, die verarbeitet werden können: Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
  • Grundlage für die Verarbeitung: Legitime Interessen
• Kontrolle von Vielfalt und Chancengleichheit
  • Beispiele für personenbezogene Daten, die verarbeitet werden können: Soweit nach lokalem Recht zulässig und/oder vorgeschrieben, Informationen zu Ihrer Nationalität, Ihrer rassischen und ethnischen Herkunft, Ihrem Geschlecht, Ihrer sexuellen Orientierung, Ihrer Religion, Ihren Behinderungen und Ihrem Alter.
  • Grundlage für die Verarbeitung: Legitime Interessen
• Einreichung Ihrer Informationen für die Bearbeitung von Visaanträgen
  • Beispiele für personenbezogene Daten, die verarbeitet werden können: Soweit nach lokalem Recht zulässig und/oder vorgeschrieben, Informationen zu Ihren nationalen Kennungen, wie etwa Nationalität(en), Personalausweis/Reisepass, Sozialversicherungsnummern, Einreiseinformationen und Visa-Status.
  • Grundlage für die Verarbeitung: Rechtliche Verpflichtung oder Erfüllung eines Vertrags.

Wer kann Ihre Daten einsehen?

Ihre personenbezogenen Daten können an Vorgesetzte, die Personalabteilung und Administratoren für die in diesem Dokument genannten Beschäftigungs-, Verwaltungs- und Management-Zwecke weitergegeben werden. Wir können Ihre Daten auch an externe Anwaltskanzleien zur Prüfung von Beschäftigungsthemen, Arbeitserlaubnissen und Visa-Optionen weitergeben. Wir können diese Daten auch an andere Mitglieder unseres Konzerns weitergeben.

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und andere Rechte

• Wir bemühen uns, hinsichtlich der von uns verarbeiteten Daten so offen wie vernünftigerweise möglich zu sein. Wenn Sie spezifische Informationen wünschen, sprechen Sie uns einfach an.

Sie haben als „betroffene Person einen Rechtsanspruch auf Zugang“. Wenn Sie dieses Recht ausüben und sich personenbezogene Daten zu Ihnen in unserem Besitz befinden, sind wir verpflichtet, Ihnen hierzu Informationen, einschließlich einer Beschreibung und einer Kopie der personenbezogenen Daten und einer Begründung für ihre Verarbeitung, zu liefern. Wenn Sie als betroffene Person einen Anspruch auf Zugang geltend machen und Zweifel darüber bestehen, wer Sie sind, können wir Sie auffordern, Informationen zu liefern, die uns die Feststellung Ihrer Identität erlauben.

• Abgesehen von Ihrem Recht als betroffene Person auf Zugang zu den Daten kann Ihnen ein Rechtsanspruch zustehen, Ihre personenbezogenen Daten berichtigen oder löschen zu lassen, ihrer Verarbeitung zu widersprechen oder ihre Verarbeitung einzuschränken.
• Sie können ferner das Recht haben, ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten, um sie an einen anderen Datenverantwortlichen zu übermitteln, auch wenn dieses Recht im Kontext unseres Einstellungsverfahrens für Sie kaum relevant sein dürfte.
• Es ist relativ unwahrscheinlich, dass wir als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung auf Ihre Einwilligung zurückgreifen. Wenn wir dies jedoch tun, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit zurückziehen, ohne dass dadurch die Rechtmäßigkeit der von uns vor Ihrer Rücknahme der Einwilligung vorgenommenen Verarbeitungen beeinträchtigt wird.
• Um eines dieser Rechte betroffener Personen auszuüben, wenden Sie sich bitte unter Verwendung der E-Mail-Adresse privacy@hubspot.com an uns.

Beschwerden

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde über unsere Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Sie können Beschwerden ferner bei der zuständigen Aufsichtsbehörde in Ihrem Land einlegen.

Sehen Sie bitte in dem Anhang nach, der für das Land gilt, in dem Sie sich um eine Stelle beworben haben, um Informationen über die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde zu erhalten.

Kontaktinformationen

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten können wir, und in manchen Fällen unsere Konzernunternehmen, als Datenverantwortliche fungieren. Wenden Sie sich bitte unter Verwendung der E-Mail-Adresse privacy@hubspot.com an uns.

ANHANG A

Irland

• Falls Sie sich um eine Tätigkeit bei unserem Unternehmen in Irland beworben haben, sind die folgenden zusätzlichen Informationen für Sie relevant.

1. Der Datenverantwortliche ist HubSpot Ireland Limited an der Anschrift One Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irland.
2. Wenn Sie Fragen zu der Art und Weise haben, auf die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, füllen Sie bitte dieses Formular aus.
3. Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt, zu dessen Aufgaben im Zusammenhang mit Datenschutz gehört, uns und diejenigen unserer Mitarbeiter, die an der Verarbeitung von Daten mitwirken, über bestehende Verpflichtungen nach Datenschutzrecht zu informieren und diesbezüglich zu beraten. Es folgen die Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten:

• Nicholas G. Knoop
• 25 First Street
• 2nd Floor
• Cambridge, MA 02141, USA

4. Die zuständige Aufsichtsbehörde in Irland ist die Datenschutzkommission. Kontakt- und andere Informationen erhalten Sie von der Personalabteilung oder auf https://www.dataprotection.ie/

ANHANG B

Deutschland

• Falls Sie sich um eine Tätigkeit bei unserem Unternehmen in Deutschland beworben haben, sind die folgenden zusätzlichen Informationen für Sie relevant.

1. Der Datenverantwortliche ist HubSpot Germany GmbH an der Anschrift Unter den Linden 26, 10117 Berlin, Deutschland.
2. Wenn Sie Fragen zu der Art und Weise haben, auf die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, füllen Sie bitte dieses Formular aus.
3. Das Datenschutzrecht bietet uns verschiedene Grundlagen, die wir zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten heranziehen können. Es folgen die Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten:

Nicholas G. Knoop

25 First Street

2nd Floor

Cambridge, MA 02141, USA

4. In Deutschland können zuständige Aufsichtsbehörden über diesen Link kontaktiert werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

ANHANG C

Aufstellung der Auftragsverarbeiter im Unterauftragsverhältnis

Amazon Web Services, Inc.

Greenhouse

HubSpot, Inc.

HubSpot Ireland, Ltd.

HubSpot Germany GmbH

HubSpot Australia Pty. Ltd.

HubSpot Asia Pte. Ltd.

HubSpot Japan KK

HubSpot Latin America, S.A.S.

HubSpot Sweden