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Introducción y alcance de notificación de privacidad

Esta Notificación de privacidad en selección de personal para contratación explica el tipo de información que procesamos, por qué la procesamos y cómo ese procesamiento puede afectarlo a usted.

¿Qué queremos decir con “datos personales” y “procesamiento”?

“Datos personales” hace referencia a la información relacionada con usted (o a partir de la cual es posible identificarlo a usted) que es procesada a través de medios automáticos o que es (o está destinada a ser) parte de un sistema de registro manual estructurado. Estos no solo incluyen hechos sobre usted, sino también intenciones y opiniones sobre usted.

“Procesamiento” hace referencia a hacer algo con los datos personales. Por ejemplo, ello incluye la recopilación, conservación, divulgación o supresión de los datos personales.

Aquellos datos personales que revelan un origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, salud, orientación sexual, vida sexual, condición de miembro de un sindicato y datos genéticos y biométricos están sujetos a una protección especial y son considerados por la legislación de privacidad de la UE como “datos personales de carácter sensible”.

Sus datos personales

Procesamos sus datos personales con el propósito de cumplir nuestras prácticas de selección de personal para contratación. Algunos de los datos personales que procesamos sobre usted provienen de usted. Por ejemplo, usted nos indica su información de contacto, como su nombre y apellido, correo electrónico y número de teléfono. Otros datos personales sobre usted se generan a partir de referencias y empresas externas como agencias de suministro de personal, e información sobre usted que esté disponible en internet, como Facebook, LinkedIn, Twitter y Google. Sus datos personales serán vistos a nivel interno por gerentes, administradores y RR. HH. También podemos compartir sus datos con firmas de abogados externas para una evaluación de los permisos de trabajo y opciones de visa.

Durante el proceso de selección de personal para contratación, intentaremos no recopilar ni procesar ninguna “Información personal de carácter sensible”, a menos que estemos autorizados por ley o en caso de que sea necesario para cumplir con las leyes correspondientes. La Información personal de carácter sensible incluye lo siguiente: información que revela su origen racial o étnico, creencias religiosas, políticas o filosóficas, o condición de miembro de un sindicato; datos genéticos; datos biométricos para efectos identificación única; o información relativa a su salud, vida sexual u orientación sexual.

¿Por cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

Si usted tiene éxito en su proceso de contratación, sus datos serán incluidos en su expediente personal/del empleado. Conservaremos la Información personal que usted nos suministre en caso de que tengamos una necesidad comercial legítima continua de hacerlo. Cuando no tengamos una necesidad comercial legítima para procesar sus datos personales, suprimiremos de manera segura la información o la anonimizaremos o, si esto no es posible, entonces almacenaremos de forma segura sus datos personales y los aislaremos de cualquier procesamiento ulterior hasta que sea posible su eliminación. En general, esto significa que se conservará su información personal por el tiempo que dura el proceso de consideración de la postulación más un periodo de tiempo razonable después de confirmar que su postulación no fue aceptada. Suprimiremos esta información de los servidores en una fecha anterior si usted así lo solicita, conforme se describe a continuación.

Transferencias de datos personales por fuera del EEE

Nuestra sede central está ubicada en los Estados Unidos. Por lo tanto, podemos transferir sus datos personales por fuera del EEE a miembros de nuestro grupo y a subprocesadores. Puede revisar la lista de subprocesadores en el Apéndice C (más adelante). En caso de que sea necesario, estas transferencias serán cubiertas por un acuerdo de transferencia intragrupal con los miembros de nuestro grupo que brinde protecciones adecuadas e idóneas a los datos personales. Si desea consultar los detalles de estas protecciones, comuníquese con HubSpot al correo electrónico privacy@hubspot.com.

Motivos legales para procesar datos personales

¿Cuáles son los motivos para el procesamiento?

En virtud de la ley de protección de datos, existen varios motivos sobre los que podemos basarnos al momento de procesar sus datos personales. En algunos contextos, se considerará más de un motivo. Tres de estos motivos pueden resumirse en Obligación legal, Interés legítimo y Consentimiento. A continuación explicamos el significado de cada uno de estos términos:

• Obligación legal
  • Motivo para procesamiento: Procesamiento necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales.
  • Explicación: Garantizar que cumplamos con nuestras obligaciones legales y normativas. Por ejemplo, brindar un lugar de trabajo seguro y evitar discriminación ilegal o cumplir leyes y normativas de inmigración.
• Intereses legítimos
  • Motivo para procesamiento: El procesamiento es necesario para nuestros intereses legítimos o los intereses legítimos de un tercero.
  • Explicación: Nosotros o un tercero tenemos intereses legítimos en llevar a cabo, gestionar y administrar nuestros respectivos negocios de forma eficiente y adecuada y en relación con aquellos intereses para el procesamiento de sus datos. Sus datos no serán procesados con base en este criterio si nuestros intereses o los intereses de un tercero son relegados por sus intereses, derechos y libertades.
• Consentimiento
  • Motivos para procesamiento: Procesamiento basado en su consentimiento.
  • Explicación: Cuando usemos su consentimiento como criterio de procesamiento, le pediremos con antelación su autorización afirmativa para usar sus datos para el propósito específico identificado. Antes de dicho uso se le presentará un formulario de consentimiento u otro mecanismo para tal efecto y puede retirar su consentimiento a través de los medios indicados en esta Política de privacidad en selección de personal para contratación.

Procesamiento de datos personales sensibles

Si procesamos datos personales sensibles sobre usted, y nos aseguramos de que pueda aplicarse uno de los motivos para procesamiento antes mencionados, nos aseguraremos de que pueda aplicarse uno de los motivos para procesar datos personales de carácter sensible, lo que incluye (por ejemplo) que el procesamiento sea para propósitos de igualdad y diversidad en la medida permitida por ley.

Más información sobre los datos que procesamos y nuestros propósitos

A continuación se presentan algunos ejemplos de los datos y los motivos por los cuales procesamos los datos. Esta no es una lista exhaustiva de ejemplos.

• Elección de personal para trabajos en HubSpot
  • Ejemplos de datos personales que pueden ser procesados: La información relacionada con su postulación y nuestra evaluación de la misma, sus referencias, cualquier comprobación que hagamos para verificar la información suministrada o, si acaso lo requiere o permite la legislación local, verificaciones de antecedentes y cualquier información vinculada con su derecho al trabajo. Si corresponde, y si lo permite o exige la legislación local, también podemos procesar información relacionada con su salud, cualquier discapacidad y relacionada con cualquier ajuste para adaptación a las condiciones de trabajo.
  • Motivos para el procesamiento: obligación legal e intereses legítimos
• Comunicación con usted u otras personas a su nombre
  • Ejemplos de datos personales que pueden ser procesados: Su dirección, correo electrónico y número telefónico.
  • Motivos para procesamiento: Intereses legítimos
• Supervisión de diversidad e igualdad de oportunidades
  • Ejemplos de datos personales que pueden ser procesados: Si lo llegase a permitir o requerir la legislación local, información sobre su nacionalidad, origen racial y étnico, género, orientación sexual, religión, discapacidad y edad.
  • Motivos para procesamiento: Intereses legítimos
• Envío de su información para proceso de solicitud de visa
  • Ejemplos de datos personales que pueden ser procesados: En caso de que lo permita o requiera la legislación local, información, sus documentos de identificación nacional como por ejemplo nacionalidad/nacionalidades, identificaciones nacionales/pasaporte, números de seguridad social/seguros, información de inmigración, y estado de visa;
  • Motivos para procesamiento: Obligación legal o cumplimiento de un contrato.

¿Quién puede ver sus datos?

Sus datos personales pueden ser divulgados a gerentes, la división de RR. HH. y administradores para efectos de empleo, procedimientos administrativos y de gerencia que se mencionan en este documento. También podemos compartir sus datos con firmas de abogados externas para evaluar los asuntos de empleo, permisos y opciones de visa. También podemos divulgar estos datos a otros miembros de nuestro grupo.

Acceso a sus datos personales y otros derechos

• Intentamos ser lo más abiertos que podamos desde un punto de vista razonable sobre los datos personales que procesamos. Si desea información específica, no dude en preguntarnos.

Usted tiene un derecho legal a hacer una “solicitud de acceso de sujeto”. Si usted ejerce este derecho y tenemos datos personales sobre usted, estamos en la obligación de suministrarle información sobre los mismos, lo que incluye una descripción y copia de los datos personales y una explicación de por qué los estamos procesando. Si usted hace una solicitud de acceso de sujeto y existe una duda sobre su identidad, es posible que le exijamos presentar información que nos permita verificar su identidad.

• Además de su derecho de acceso de sujeto, es posible que tenga un derecho legal a solicitar que sus datos personales sean rectificados o suprimidos, a objetar su procesamiento o a solicitar que se restrinja su procesamiento.
• También es posible que tenga derecho a recibir sus datos en un formato que pueda ser leído por una máquina para transmitirlos a otro controlador de datos, aunque es poco probable que este derecho sea relevante para usted en el contexto de nuestros procesos de selección de personal para contratación.
• Es poco probable que usemos su consentimiento como criterio para el procesamiento de información. Sin embargo, si llegáramos a hacerlo, puede retirar su consentimiento en cualquier momento. Cabe anotar que si lo hace, no se verá afectada la legalidad de lo que hayamos hecho antes de que usted retire su consentimiento.
• Para ejercer cualquiera de estos derechos de sujetos de datos, comuníquese con nosotros al correo electrónico privacy@hubspot.com.

Quejas y reclamos

Tiene derecho a presentar sus quejas y reclamos sobre la recopilación y uso que hacemos de su información personal ante una autoridad encargada de la protección de datos.

También puede presentar sus quejas y reclamos ante la entidad normativa competente en su jurisdicción.

Si desea información sobre la entidad normativa competente, consulte el Apéndice correspondiente a la jurisdicción en que usted presentó su candidatura para ocupar una vacante.

Información de contacto

En el procesamiento de sus datos, nosotros, y en algunos casos nuestros grupos de empresas, podemos actuar como controlador de datos. Comuníquese con nosotros al correo electrónico privacy@hubspot.com.

APÉNDICE A

Irlanda

• Si usted presentó su candidatura para ocupar una vacante de nuestra entidad en Irlanda, la siguiente información adicional es pertinente para usted.

1. El controlador de datos es HubSpot Ireland Limited ubicado en One Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irlanda.
2. Si tiene alguna pregunta sobre la forma en que procesamos sus datos personales, sírvase completar este formulario.
3. Hemos nombrado un director de protección de datos cuya función en relación con la protección de datos incluye brindar información y consejos a nosotros y a nuestros empleados que participan en el procesamiento de datos sobre sus obligaciones en virtud de la legislación relativa a la protección de datos. La información de contacto del director de protección de datos es la siguiente:

• Nicholas G Knoop
• 25 First Street
• 2nd Floor
• Cambridge, MA 02141, EE. UU.

4. En Irlanda, por disposición de ley el regulador es la Comisión para la Protección de Datos. Para información de contacto y otra información, pregunte a RR. HH., o consulte la página https://www.dataprotection.ie/

APÉNDICE B

Alemania

• Si usted se postuló para ocupar una vacante de nuestra entidad en Alemania, le corresponderá la siguiente información adicional.

1. El controlador de datos es HubSpot Germany GmbH ubicado en Unter den Linden 26, 10117 Berlín, Alemania.
2. Si tiene alguna pregunta sobre la forma en que procesamos sus datos personales, sírvase completar este formulario.
3. Hemos nombrado un director de protección de datos cuya función en relación con la protección de datos incluye brindar información y consejos a nosotros y a nuestros empleados que participan en el procesamiento de datos sobre sus obligaciones en virtud de la legislación relativa a la protección de datos. La información de contacto del director de protección de datos es la siguiente:

Nicholas G Knoop

25 First Street

2nd Floor

Cambridge, MA 02141, EE. UU.

4. En Alemania, los reguladores normativos pueden ser contactados accediendo a este enlace: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

APÉNDICE C

Lista de subprocesadores

Amazon Web Services, Inc.

Greenhouse

HubSpot, Inc.

HubSpot Ireland, Ltd.

HubSpot Germany GmbH

HubSpot Australia Pty. Ltd.

HubSpot Asia Pte. Ltd.

HubSpot Japan KK

HubSpot Latin America, S.A.S.

HubSpot Sweden