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Dieses Addendum zum EU-Datenschutzgesetz („Addendum“) ist Bestandteil Ihres Vertrags mit HubSpot und regelt Wechselanträge gemäß der Verordnung (EU) 2023/2854 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Dezember 2023 über harmonisierte Vorschriften für fairen Zugang zu und Nutzung von Daten („Datengesetz“).

Großgeschriebene Begriffe, die in diesem Addendum nicht anderweitig definiert sind, haben die in den Nutzungsbedingungen für Kunden unter https://legal.hubspot.com/de/terms-of-service (die „Allgemeinen Bedingungen“) dargelegte Bedeutung. Im Falle von Konflikten oder Unstimmigkeiten mit den Vertragsbedingungen gilt dieses Addendum für Angelegenheiten, die in seinen Anwendungsbereich fallen.

Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten zu exportieren, ohne dass dafür eine Wechselanfrage erforderlich ist.    

1. ANWENDUNGSBEREICH UND DEFINITIONEN

1.1 Anwendbarkeit. Dieses Addendum gilt für HubSpot-Abonnementdienste, die gemäß dem Datengesetz als Datenverarbeitungsdienste betrachtet werden („vertragsgegenständliche Leistungen“). Es gilt nicht für Beta-Services, Sandbox-Umgebungen sowie Test- oder Evaluierungsversionen des Abonnementdienstes. Darüber hinaus hat es nur dann Gültigkeit, wenn sich der in Ihrem HubSpot-Account eingegebene Kundenstandort innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befindet, jedoch nicht für Dienste, die für Accounts mit einem Kundenstandort außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums bereitgestellt werden.

1.2 Wichtige Definitionen. 

„Zielanbieter“ bezeichnet einen anderen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, der denselben Diensttyp abdeckt.

„Kündigungsfrist“ bezeichnet zwei (2) Monate ab Eingang Ihres gesamten und vollständigen Wechselantrags bei uns.

„Übertragbare Daten“ bezeichnet exportierbare Daten und digitale Assets, die Sie während des Wechselprozesses von den im Umfang enthaltenen Diensten übertragen können, wie in Anhang 1 dieses Addendums beschrieben. 

„Wechseln“ bezeichnet den Wechsel von HubSpot zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst oder zu Ihrer eigenen lokalen Infrastruktur.

„Übergangsphase“ bezeichnet dreißig (30) Kalendertage nach Ablauf der Kündigungsfrist zum Abschluss des Datenexports.

„Datenverarbeitungsdienst“, „exportierbare Daten“ und „digitale Vermögenswerte“ haben die Bedeutung, die im Datengesetz festgelegt sind. 

2.1 Beantragen eines Wechsels. Sie können jederzeit während der Abonnementlaufzeit einen Wechsel beantragen, indem Sie mindestens zwei (2) Monate vor dem geplanten Startdatum eine schriftliche Mitteilung über Ihren Account einreichen, in der Sie angeben, ob es sich bei Ihrem Antrag um (i) einen Wechsel zu einem Zielanbieter oder (ii) einen Wechsel zu Ihrer eigenen Infrastruktur vor Ort handelt (beide gelten als „Wechselantrag“). 

2.2 Zeitablauf. Der Wechselprozess beginnt, wenn wir eine schriftliche und gültige Wechselanfrage erhalten, beginnend mit der Kündigungsfrist von zwei (2) Monaten. Nach Ablauf der Kündigungsfrist setzt die Übergangsphase von dreißig (30) Kalendertagen ein, in der Sie den Wechsel abschließen können. Es ist möglich, die Übergangsphase einmalig um bis zu dreißig (30) weitere Kalendertage zu verlängern, indem Sie uns vor Ablauf der ursprünglichen Übergangsphase schriftlich benachrichtigen.  Wenn technische Zwänge die Einhaltung der Übergangsfrist aufgrund der Komplexität oder des Umfangs Ihrer Implementierung verhindern, benachrichtigen wir Sie innerhalb von vierzehn (14) Werktagen mit einer detaillierten Erklärung und einem alternativen Zeitplan, der sieben (7) Monate ab Ihrem ursprünglichen Antrag nicht überschreitet.

2.3 Unsere Verpflichtungen. Während des Wechselprozesses stellen wir Folgendes bereit: 

(i) geeignete Programmierschnittstellen (APIs) (zusammen die „Wechsel-API“) und technische Dokumentation, die für die Datenextraktion und -übertragung erforderlich ist, einschließlich der Pflege der von HubSpot zur Verfügung gestellten Dokumentation über Datenstrukturen, Formate und Standards

(ii) angemessene technische Unterstützung und Hilfe

(iii) unverzügliche Benachrichtigung über bekannte Risiken bezüglich der Kontinuität des Dienstes

Wir werden mit der gebotenen Sorgfalt vorgehen, um die fortlaufende Bereitstellung der Abonnementdienste auf den vereinbarten Service-Levels und dem im Vertrag festgelegten Sicherheitsniveau während der gesamten Kündigungs- und Übergangsphase aufrechtzuerhalten.

2.4 Ihre Verpflichtungen. Sie müssen … 

(i) den Export portabler Daten innerhalb der Übergangsfrist abschließen. 

(ii) dafür sorgen, dass Sie über alle erforderlichen Rechte zum Exportieren übertragbarer Daten (einschließlich gemeinsamer oder kollaborativer Inhalte) verfügen.

(iii) uns unverzüglich nach erfolgreichem Abschluss des Wechselvorgangs anhand Ihres Accounts benachrichtigen.

(iv) unverzüglich alle gemäß dem Abschnitt „Automatische Kündigung“ fälligen Gebühren nach Ihrer schriftlichen Bestätigung über den erfolgreichen Abschluss des Wechsels begleichen bzw. (ii) nach Ablauf der Kündigungsfrist, wenn Sie die Löschung Ihrer tragbaren Daten ohne Wechsel beantragt haben.

Sie übernehmen die Verantwortung für den Import, die Implementierung und die Kompatibilität von übertragbaren Daten in Ihre eigenen Systeme oder in die Systeme des Zielanbieters an, und wir übernehmen Ihnen gegenüber keine Haftung für Ihre Nutzung der „Wechsel-API“ außerhalb der von uns erteilten Anweisungen. Beide Parteien vereinbaren, in gutem Glauben zu handeln, um einen erfolgreichen Abschluss des Wechsels zu gewährleisten.

2.5 Autorisierte Systeme von Drittanbietern. 

2.5.1 Autorisierung. Sie können Dritte, einschließlich Ihres Zielanbieters, mit dem Erhalt übertragbarer Daten beauftragen, wobei uns eine schriftliche Genehmigung zu erteilen ist, in welcher der Dritte eindeutig identifiziert wird und alle erforderlichen Einzelheiten in Bezug auf diesen enthalten sind.

2.5.2 Nutzung von Drittanbietern. Sie müssen: (i) sicherstellen, dass angemessene Vertraulichkeitsvereinbarungen mit dem benannten Dritten bestehen und (ii) die volle Verantwortung für die Handlungen und Unterlassungen des Dritten in Bezug auf Ihre tragbaren Daten übernehmen.

2.6 Wechselgebühren. Bis zum 12. Januar 2027 können wir Gebühren erheben, die die Gebühren für Premiumservices und andere Kosten im Zusammenhang mit dem jeweiligen Wechselprozess widerspiegeln. 

3.1 Automatische Kündigung. Der Vertrag für die betreffenden Abonnementdienste endet automatisch mit (i) Eingang Ihrer schriftlichen Bestätigung bei uns über den erfolgreichen Abschluss des Wechsels oder (ii) mit Ablauf der Kündigungsfrist, wenn Sie die Löschung Ihrer übertragbaren Daten ohne Wechsel beantragt haben. Wir werden die Kündigung innerhalb von fünf (5) Werktagen schriftlich bestätigen. Wenn der Vertrag aufgrund eines Wechsels vor Ablauf der aktuellen Laufzeit gekündigt wird, müssen Sie eine Gebühr für die vorzeitige Kündigung entrichten, die den Abonnementgebühren entspricht, die für den Rest der aktuellen Laufzeit zu zahlen gewesen wären. Zur Vermeidung von Missverständnissen: Für bereits gezahlte oder für die verbleibende Laufzeit nach der Kündigung zu zahlende Gebühren werden keine Rabatte oder Rückerstattungen gewährt.

3.2 Datenaufbewahrung und -löschung. Nach der Übergangsphase bewahren wir Ihre übertragbaren Daten für mindestens dreißig (30) Kalendertage zu Abrufzwecken auf. Danach löschen wir diese dauerhaft, sofern Sie nicht schriftlich eine längere Aufbewahrung beantragen. Wenn Sie die Löschung Ihrer tragbaren Daten ohne Wechsel beantragt haben, werden wir diese am Ende der Kündigungsfrist vollständig löschen. Die Löschung erfolgt in Übereinstimmung mit dem Vertrag, einschließlich der produktspezifischen Klauseln. Gemäß der Vereinbarung dürfen wir aggregierte, anonymisierte oder abgeleitete Daten aufbewahren, die Ihnen nicht zugeordnet werden können und keine Rekonstruktion portabler Daten zulassen.

3.3 Teilweiser Wechsel. Wenn Sie im Rahmen der Vereinbarung weiterhin andere Dienste nutzen oder solche bestellen, die nicht in den Geltungsbereich Ihres Wechselantrags fallen, erkennen Sie an, dass die Vereinbarung in Kraft bleibt und in Bezug auf diese Dienste weiterhin gilt, und Sie dies bei der Ausführung Ihrer Bestellungen berücksichtigen. Sie erklären sich außerdem damit einverstanden, dass die Löschung übertragbarer Daten gegebenenfalls aufgeschoben wird, bis der Vertrag vollständig gekündigt ist. 

4.1 Unsere Einschränkungen. In Übereinstimmung mit dem Abschnitt „Haftungsausschlüsse“ der allgemeinen Bedingungen sind wir nicht verantwortlich für (i) die Datenkompatibilität oder funktionale Äquivalenz in Zielsystemen, (ii) Implementierungs- oder Transformationsanforderungen für übertragbare Daten in Zielsystemen oder (iii) Handlungen Dritter, die Sie zum Erhalt übertragbarer Daten autorisieren.

4.2 Ihre Haftungseinschränkung. Sie verpflichten sich, uns und unsere verbundenen Unternehmen von sämtlichen Ansprüchen Ihrer Nutzer, Ihrer verbundenen Unternehmen oder sonstiger Dritter freizustellen, dagegen zu verteidigen und schadlos zu halten, soweit solche Ansprüche auf Ihrem Wechselantrag beruhen oder aus diesem entstehen, mit Ausnahme von Ansprüchen, die unmittelbar aus unserer Verletzung dieses Nachtrags resultieren.

TABELLE 1 – DATENKATEGORIEN

Zu den übertragbaren Daten gehören:

• Alle Kundendaten gemäß der in der Vereinbarung festgelegten Definition
• Hochgeladene oder übermittelte Kundenmaterialien
• Benutzergenerierte Inhalte und Transaktionsdatensätze
• Anpassungen (soweit technisch möglich)
• Informationen und Profile von Benutzerkonten
• Audit-Protokolle innerhalb der Abonnementlaufzeit
• Relevante Metadaten für die Dateninterpretation

Ausgenommene Datenkategorien:

• HubSpot-Inhalte gemäß der in der Vereinbarung festgelegten Definition
• Proprietäre Algorithmen und Systemkonfigurationen
• Sicherheitssensible Betriebsdaten
• Produkte und Dienstleistungen von Drittanbietern
• Aggregierte Erkenntnisse aus mehreren Kundendaten
• Nach geltendem Recht geschützte Geschäftsgeheimnisse
• Daten und Konfigurationen von Beta-Services